Bedrijf/ Organisatie
Nightlife Awards, disconet
Opdrachtgever
Mark Merckens
Datum/periode
2 november 2010
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Ik kreeg een grote verantwoordelijkheid op me, ik moest er namelijk voor zorgen dat de juiste award bij de juiste prijswinnaar terechtkwam. Verder heb ik in het begin van de avond ook bij de ‘Ticketing’ gestaan, hier moest ik toezien dat de juiste mensen de juiste bandjes (vip, pers of regulier?) kregen en werden begeleid door modellen naar hun plaats.
Verloop opdracht:
De druk om de juiste awards te geven was hoog, omdat met nadruk was gezegd dat dit één van de belangrijkste taken was en het was uiteraard van groot belang dat de prijswinnaars de goede prijs kregen. Gelukkig had ik de tijd om alles driedubbel te checken waardoor alles goed is verlopen. Ook bij de ‘Ticketing’ is het goed gegaan, al was er in het begin wat onduidelijkheid vanwege het ontbreken van de scanners, dit is uiteindelijk opgelost.
De volgende competenties heb ik ontwikkeld:
1. Omgevingsbewustzijn
2. Probleemanalyse
3. Groepsgericht leidinggeven
4. Oordeelsvorming
Competentie Omgevingsbewustzijn
Situatie:
Ik zat op de site van de Matrixx (discotheek in Nijmegen). Daar stond een artikel op, waarin de vraag stond om op jouw favoriete club te stemmen. Op 2 november zouden namelijk de ‘Nightlife Awards’ uitgereikt worden.
Taken:
Er wordt van mij verwacht dat ik in de gaten hou wat er op het gebied van vrije tijd afspeelt, en dat ik hier op in haak. Daarbij hoort ook het lezen van kranten, het volgen van nieuwssites en actualiteitenprogramma’s. Ook moet ik in staat zijn contacten te leggen met bedrijven uit de Vrijetijdsbranche en deze contacten te onderhouden.
Acties:
Ik ben na het lezen van het artikel op de site van de Matrixx, op gaan zoeken wat deze Awards inhouden. Ik kwam op de site van de Nightlife Awards terecht en heb hier gezocht naar contactgegevens. Vervolgens heb ik hen gemaild en uitgelegd wat ik voor hen kon betekenen en zij voor mij. Daarnaast heb ik ook een aantal keer met Mark Merckens telefonisch contact gehad. Ik heb een afspraak gemaakt met hem in de Matrixx om zo beide verwachtingen te bespreken voor de Nightlife Awards en kon tegelijk meekijken bij de voorbereidingen voor de grote dag op 2 november 2010. Na afloop van de Nightlife Awards heb ik Mark bedankt voor een geweldige ervaring.
Resultaat:
Ik werd uitgenodigd om deze dag mee te draaien en het reilen en zeilen tijdens zo’n evenement te ervaren. Door veel te lezen, voorzie je jezelf van veel informatie. Door een enthousiast mailtje te sturen, telefonisch contact te hebben en langs te gaan, is men denk ik behulpzamer op jou te helpen. Dit heeft voor mij goed gewerkt en ik vond het fantastisch om hier aan te mogen mee werken. Na mijn bedankje richting hem kreeg ik te horen dat ook hij heel erg positief was. Ik heb een dvd van de avond mogen ontvangen en heb tevens de mogelijkheid tot een stage-plek verworven.
Terugkoppeling:
Ik zal veel op internet blijven zoeken naar aankomende evenementen. Maar niet alleen het internet biedt veel informatie, ook in kranten kan ik veel informatie op doen. Ik kan het niet alleen benutten voor mijn school, maar ik vind het zelf ook heel interessant om te weten welke ontwikkelingen er om je heen gebeuren en welke evenementen er plaats vinden.
Door langs te gaan op locatie toon je je interesse en het is fijn om elkaar van te voren al gesproken te hebben zodat voor beide kanten de verwachtingen duidelijk zijn.
Competentie Probleemanalyse
Situatie:
Bij de VIP-ingang waren de scanners niet aanwezig.
Taken:
Ik moest in staat zijn een probleem te herkennen. Ik zou informatie over het probleem moeten verkrijgen. Ik zou op zoek moeten gaan naar een oplossing en hiervan de voor- en nadelen kunnen benoemen.
Acties:
Ik heb eerst rondgevraagd hoe het kwam dat de scanners niet aanwezig waren. Men wist niet of dat ze waren meegenomen of dat ze kwijt waren. Vervolgens bedacht ik me dat het te lang zou duren om de scanners te gaan zoeken omdat de gasten al voor de deur stonden te wachten. Daar waren ook niet genoeg mensen voor. Iedereen had het druk. Toen stelde ik voor om een voorbeeldticket erbij te houden en aan de hand daarvan de tickets te controleren. Wanneer dit overeenkwam konden we de tickets innen en deze aftekenen. Vervolgens zouden we naar de naam van het bedrijf vragen om te kijken of ze ook gratis consumptiemuntjes kregen. Deze informatie zou anders op de scanner komen te staan. Ik benoemde het nadeel, namelijk dat het nooit voor 100% gecontroleerd kon worden. Men kon de tickets kopiëren. Maar die kans was klein omdat de VIP gasten van te voren niet wisten dat de scanners er niet zouden zijn. Een voordeel zou zijn dat we zo toch de tickets konden controleren en ze niet nogmaals gebruikt konden worden.
Resultaat:
Door het aftekenen konden ze niet nog een keer gebruikt worden. Het controleren van de tickets ging vlot, het duurde wat langer om de bedrijfsnamen te zoeken tussen de envelopjes met consumptiemuntjes. Maar na verloop van tijd bleven er steeds minder envelopjes over waardoor dat sneller verliep en ook herinnerde ik mij de namen van enkele bedrijven omdat ik ze al een paar keer tegen gekomen was.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou er eerder geconstateerd moeten worden dat de scanners er niet zijn. Dan was er de mogelijkheid geweest om te zoeken. Toch was dit een goede oplossing en een volgende keer zou ik weer actief meedenken om een oplossing voor het probleem te vinden.
Competentie Groepsgericht leidinggeven
Situatie:
Ik kreeg de leiding over 3 modellen die de gasten naar hun VIP-tafel moesten begeleiden.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik duidelijk aangaf welke ‘resultaten’ er geleverd moesten worden en dat ik instructies kan geven aan de modellen. Ik moet de modellen aanspreken op hun prestaties. Wanneer nodig zal ik ook feedback moeten geven.
Acties:
Aan het begin van de avond, voordat de MatriXX zijn deuren opende, heb ik aan de modellen uitgelegd wat de bedoeling was. Ik heb gezegd wat hun rollen waren en hoe ze dit moesten invullen. Hierbij heb ik verteld dat twee modellen de VIP-gasten zouden begeleiden naar het derde model dat bij de trap zou wachten. Het derde model heb ik de lijst gegeven met de tafels van de klanten.
Vervolgens heb ik uitgelegd dat het belangrijk is om hun enthousiasme te tonen en dat als er vragen waren ze bij mij of één van de andere crewleden terecht konden.
Ik heb feedback gegeven gedurende de avond. Ik heb ze verteld dat ze hun enthousiasme goed toonde en dat ik kon zien dat ze het leuk vonden om te doen. Ik heb ook gezegd dat het belangrijk was om niet met de rug naar de deur te staan omdat ik vond dat ze ‘toegankelijk’ moesten zijn.
Resultaat:
Door de lijst met de tafels van de klanten aan het model te geven kon zij zich vast voorbereiden. Zo wist ze welke bedrijven er zouden komen en waar ze de gasten naar toe moest brengen.
Er werd geluisterd naar mijn opbouwende kritiek over het ‘niet keren van je rug naar de gasten’. Hierdoor werd het ‘welkom-gevoel’ voor de gast versterkt naar mijn mening.
Terugkoppeling:
In vind het belangrijk om mijn waardering te laten blijken, ik heb gemerkt dat ik dat zelf ook fijn vind om te ontvangen en daardoor raak je nog enthousiaster. Hierdoor creëer je eigenlijk een win-win situatie. Maar ook het geven van opbouwende feedback is belangrijk. Een volgende keer zou ik het dus ook zeggen wanneer iets beter kan of moet.
Competentie Oordeelsvorming
Situatie:
Het was voor het model dat de prijzen en bloemen zou uitreiken nog niet duidelijk waar zij moest staan. Ze wilde graag op het podium blijven staan.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik niet klakkeloos de mening van belanghebbenden zou overnemen. Ik moet in staat zijn om anderen te betrekken bij mijn oordeelsvorming. Ook moet ik mijn oordeel kunnen beargumenteren nadat ik de voor- en nadelen heb afgewogen.
Acties:
Ik heb eerst met het model overlegd en besproken wat haar het handigst leek. Ik heb naar haar en haar argumenten geluisterd. Ik besloot dat het belangrijk was om te weten waar het doek zou opgaan, voordat ik mijn besluit zou nemen over de plaats waar het model zou staan. Vervolgens heb ik daar informatie over ingewonnen. Ik ben op zoek gegaan naar de podiumregie. Ik legde uit wat de opties waren en vroeg waar het doek op zou gaan. Vervolgens hebben we samen op het podium bekeken waar het doek op zou gaan en heb ik hiervan een beeld gevormd.
Ik heb vervolgens bekeken wat de mogelijkheden waren voor het model en hierbij de voor- en nadelen tegen elkaar afgewogen. Mijn oordeel heb ik ook besproken met podiumregie en hierbij mijn argumenten uitgelegd. Ik heb gezegd dat als het model op het podium zou blijven dat ik dan de prijs en de bloemen zou moeten overhandigen aan het model op het podium, dit vond ik onprofessioneel overkomen. Wanneer we samen achter de schermen zouden blijven zou alleen het model zichtbaar zijn bij de uitreiking. Vervolgens heb ik nogmaals mijn besluit aan het model voorgelegd en hierbij de argumenten benoemd.
Resultaat:
Nadat ik met het model had gesproken was ik nog niet overtuigd. Doordat het voor mij duidelijk werd waar het doek omhoog zou gaan kon ik mij inbeelden hoe het podium eruit zou komen te zien. Hierdoor kon ik mijn oordeel vormen en koos ik ervoor om voor het meest professionele besluit te kiezen. Door de argumentatie begreep het model waarom deze keuze gemaakt was.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik weer informatie van verschillende partijen inwinnen. Hierdoor kan je op goede ideeën komen waar je bijvoorbeeld zelf niet eerder aan hebt gedacht of je gedachte kan worden bevestigd. Een oordeel vormen wordt daardoor gemakkelijker en je kan het tevens beargumenteren.
Ik vind argumentatie heel belangrijk, hierdoor kan je meer begrip kweken, in dit geval van het model.