Bedrijf/ Organisatie
JT Bioscopen
Opdrachtgever
José van Essen
Datum/periode
15 t/m 29 december 2010
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
JT Bioscopen had het plan om in de kerstvakantie een kidsmiddag te organiseren. Ik kreeg de opdracht om dit te regelen. Dat betekende voor de kinderen leuke activiteiten organiseren die mogelijk waren in de bioscoop. Ik zou mij dus moeten inleven en mezelf de vraag stellen wat kinderen leuk vinden om te doen? Ik was verantwoordelijk voor het personeel dat mee zou helpen, voor de activiteiten etc.
Verloop opdracht:
De kidsmidddag was een druk bezochte dag. Er waren veel kinderen aanwezig die graag naar de bioscoop wilden en vooraf nog wat leuks wilden doen. Ik zag lachende gezichtjes bij de kinderen die mee deden aan de activiteiten. Wel vond ik het jammer dat kinderen naar mijn idee niet echt op de hoogte waren van wat ze allemaal konden doen. Daardoor kwamen ze eigenlijk vooral voor de film en werden de activiteiten gezien als een leuke bijkomstigheid.
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Groepsgericht leidinggeven
2. Mondelinge communicatie
3. Samenwerken
4. Schriftelijke communicatie
5. Marktgerichtheid
Groepsgericht leidinggeven
Situatie:
Er waren een aantal personeelsleden van de bioscoop die niet wisten wat ze moesten doen.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik men aan zou spreken op hun prestaties en hier erkenning voor zou tonen. Ik moet laten blijken dat ik mij verantwoordelijk voel voor het groepsproces.
Tevens zou ik anderen feedback moeten geven en hen motiveren.
Ik moet het proces bij kunnen sturen wanneer dit nodig is en het einddoel voor ogen houden.
De rollen van de personeelsleden moet ik duidelijk kunnen formuleren zodat duidelijk is wat er van hen verwacht wordt.
Acties:
Ik heb alle taken op een rijtje gezet en enkele personeelsleden laten weten wat ze voor mij konden doen. Doordat mijn collega niet op tijd heb ik de taakverdeling aangepast. Ik heb haar vervolgens laten weten wat ze alvast kon doen wanneer ze in de bioscoop was. Ik heb het personeel aan het werk gezet met bijv. het vullen van zakjes snoep. Hierbij heb ik laten zien hoeveel snoep er in moest, hoeveel er gemaakt moesten worden en laten weten wanneer het af moest zijn.
Ook heb ik aangegeven dat er nog twee tafels naar beneden gebracht moesten worden. Ik heb een werknemer van de bioscoop gevraagd dit te doen en uitgelegd waar ze moesten komen te staan en waarvoor we ze nodig hadden.
Ik heb de personeelsleden uitgelegd wat er op de kidsmiddag te doen was zodat ze daarvan op de hoogte waren.
Na afloop heb ik iedereen bedankt voor hun goede medewerking.
Resultaat:
Het werd voor iedereen duidelijk wat ze moesten doen. Hierdoor was alles op tijd klaar. Door alle taken op een rijtje te zetten kreeg ik zelf ook een duidelijk overzicht en dat vond ik prettig werken.
Door dingen voor te doen en uitleg te geven wordt het resultaat naar mijn mening ook beter. Dan weet men ook waarvoor ze het doen en hoe het moet en dat werkt prettig.
Doordat ik het personeel op de hoogte had gebracht over de kidsmiddag konden zij deze informatie ook aan ouders of kinderen geven wanneer hier vraag naar was.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik weer alle taken op een rijtje zetten omdat ik heb gemerkt dat ik voor mezelf zo makkelijker overzicht kan houden.
Ik zou ook het personeel weer op de hoogte brengen zodat er voor iedereen duidelijkheid is en zij de juiste informatie kunnen geven wanneer er vragen zijn.
Ook vind ik het belangrijk om mijn waardering te laten blijken, ik zou iedereen daarom in het vervolg weer bedanken voor de samenwerking.
Competentie Mondelinge communicatie
Situatie:
Ik had een gesprek met een collega en José van Essen over de inhoud van de kidsmiddag.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik adequaat aan de groepsbespreking kan deelnemen. Ook moet ik kunnen toetsen of de ander de boodschap begrepen heeft. Er werd tevens van mij verwacht dat ik de ander kan overtuigen en dat ik feedback kan geven.
Acties:
Ik heb gevraagd wat de bedoeling was van de kidsmiddag. Hoe zag José dat voor ogen en welke ideeën had zij zelf al? Ik heb uitgelegd wat mij wel goede ideeën leken en welke ik minder vond. Hierbij gaf ik argumenten. Ik heb gezegd dat de barbie-ruilbeurs een leuk en origineel idee was maar dat ik niet dacht dat dit ook bij de kinderen zou aanslaan. Van ruilen komt immers huilen en voldoende kinderen zouden op de hoogte gebracht moeten worden van het idee hierachter.
Dat bracht mij op het volgende punt; de marketing. Ik vroeg of ze een database hadden met namen/adressen etc. van kinderen. Ik gaf aan dat het belangrijk was hen op de hoogte te brengen van deze middag en dat we ook flyers en posters zouden moeten afdrukken.
Vervolgens heb ik samen met mijn collega ideeën geopperd. Ik heb uitgelegd waarom ik hiervoor had gekozen en waarom dat goed aansloot bij de doelgroep.
Ik schreef ondertussen mee met alles wat besproken werd en heb op het eind alle afspraken en conclusies uit het gesprek herhaald.
Resultaat:
Het bleek dat ze ongeveer 300 kinderen in hun database hadden staan. Deze konden op de hoogte worden gebracht met behulp van een mail met de nodige informatie. Doordat ik alles op het eind nogmaals herhaalde was het voor iedereen duidelijk wat zij moest doen.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik meer vragen stellen. Ik had nu al veel gevraagd maar dat ging vooral over de activiteiten. Ik had zelf een idee in mijn hoofd over wat voor iets de kidsmiddag zou zijn en dat bleek gedeeltelijk te kloppen maar in het vervolg wil ik dat het helemaal klopt.
Ik zou wel weer meeschrijven en op het eind alles herhalen zodat je weet wat je van elkaar kunt verwachten.
Competentie Samenwerken
Situatie:
De twee grimeurs zouden helpen bij het schminken.
Taken:
Ik moet feedback kunnen geven op prestaties van anderen. Ook wil ik mijn bijdrage leveren zodat de sterke kanten van de ander goed naar voren komen en zij haar eigen doel kan bereiken. Wanneer ik zie dat er hulp nodig is, moet ik dit ook kunnen bieden.
Acties:
Ik heb van te voren plaatjes op internet gezocht met voorbeelden van geschminkte gezichten. Vervolgens heb ik voorgesteld om op elkaar te oefenen en mochten ze uiteindelijk ook mij schminken. Ik was tevreden met het resultaat en heb hen hier mee gecomplimenteerd. Ik hield in de gaten of het te druk zou worden zodat ik op dat moment zou kunnen inspringen. Ook vroeg ik af en toe hoe het ging.
Resultaat:
Doordat ik van te voren voorbeelden had uitgezocht maakte ik het werk makkelijker voor de grimeurs omdat zij zo iets na konden schminken. Tevens was het ook voor de kinderen makkelijk omdat ze zo hun favoriet uit konden zoeken door het voorbeeld dat zij ook graag wilden worden alleen maar hoefden aan te wijzen.
De visagist in opleiding kon het oefenen op mij, gebruiken voor haar portfolio. Ze kon natuurlijk ook nog oefenen op veel meer kinderen. Zo ontstond een win-win situatie en heb ik haar geholpen haar doel te bereiken.
Terugkoppeling:
De samenwerking verliep goed. Ik vind het fijn om te kunnen helpen. Door voorbeelden te zoeken van geschminkte gezichten hielp ik de grimeurs en ik merkte dat ze het fijn vonden om ergens houvast te hebben. Dit zou ik daarom de volgende keer weer doen. Ook zou ik in het vervolg helpen om een bepaald doel van de ander te halen. Dit bevorderd de samenwerking en zorgt voor enthousiasme.
Schriftelijke communicatie
Situatie:
Om de kidsmiddag te promoten was er een flyer nodig.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik foutloos een tekst kon produceren en dat ik een wervende tekst kon schrijven.
Acties:
Ik heb eerst voor mezelf opgeschreven wat er op de flyer moest komen te staan. Belangrijke informatie vond ik de datum, tijd, locatie en activiteiten. Deze informatie heb ik nogmaals gecheckt bij de manager. Door de activiteiten op de flyer te zetten krijgen de kinderen al een beter beeld van wat ze kunnen verwachten.
Ik heb dit alles kort en bondig opgeschreven en in mijn hoofd een beeld gevormd van hoe het op de flyer moest komen te staan. Dit beeld heb ik getekend op papier. Vervolgens heb ik hier samen met een stagiaire van JT Bioscopen naar gekeken en hebben we samen de lay-out bewerkt.
Op het einde heb ik de tekst nog gecontroleerd op spelfouten.
Resultaat:
Doordat ik zelf de informatie en het beeld wat ik had al op papier had gezet was het makkelijker uit te werken. Door samen te werken met de stagiaire, die veel van techniek af wist, zag de flyer er professioneel uit.
Door alles nogmaals te checken bij de manager wist ik dat ik geen belangrijke punten vergeten was.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik ook de film die er draait op de flyer zetten. Dit was nu helaas niet mogelijk omdat de manager daar nog geen duidelijkheid over kon geven.
Marktgerichtheid
Situatie:
Ik had voor JT Bioscopen al twee keer een Ladies Night mogen organiseren. Ik wilde nog een keer iets organiseren voor een andere doelgroep dan vrouwen.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik contacten buiten de eigen organisatie kon onderhouden. Ook moet ik kennis hebben van potentiële markten en doelgroepen. Ik moet in staat zijn om commercieel te denken.
Acties:
Ik heb met de manager van de bioscoop besproken wat mij een goede nieuwe doelgroep leek voor de bioscoop. Ik zag een kans voor studenten omdat de bioscoop gevestigd is in Nijmegen en Nijmegen een studentenstad is. Ook merkte ik de keren dat ik een Ladies Night had georganiseerd dat er behalve vrouwen veel jonge meiden (studenten) op af kwamen. Dit gaf ik aan bij de manager.
Nadat dit besproken was ben ik enkele keren langs gegaan om de stand van zaken te bespreken. Hoe stond het hoofdkantoor tegenover de nieuwe doelgroep? Er vond een reorganisatie plaats waardoor enkele rollen anders verdeeld zouden worden. Dit werd besproken en tevens gaf de manager aan dat ze zich steeds meer op kinderen wilden richten. Dit gehoord hebbende, bedacht ik ideeën om een leuk evenement voor kinderen te organiseren.
Later werd ik gebeld of ik iets voor de nieuwe doelgroep kon doen. Mij werd gevraagd of ik hier op in kon spelen.
Resultaat:
Door regelmatig langs te gaan en mee te denken stel je een actieve houding op. Dit werd gewaardeerd waardoor ze aan mij dachten bij het organiseren van een evenement voor een nieuwe doelgroep. Tevens hield ik mijzelf op de hoogte door regelmatig langs te gaan waardoor ik meteen ideeën voor kon stellen waardoor de manager enthousiast zou raken.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik ook langs gaan en contact blijven houden met de manager. Zou onderhoud ik mijn contacten in de Vrijetijdsbranche en kan er altijd iets nieuws op je pad komen.