Bedrijf/opdrachtgever
JT Bioscopen, José van Essen
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Mijn opdracht was om een Ladies Night te organiseren voor 400 vrouwen bij JT Bioscoop Carolus in Nijmegen. Ik heb hiervoor samengewerkt met een medestudent en José van Essen, pr-verantwoordelijke van Carolus. De datum werd vastgesteld op 26 november. De film die gedraaid zou worden was ‘Komt een vrouw bij de dokter’. Het doel was om de vrouwen een gezellig en onbezorgd avondje uit te bieden. Dit deden wij door middel van enkele standjes in de lobby en door prijzen weg te geven door middel van ludieke acties. Binnen mijn rol vervulde ik de rol van organisator. Daarbij hoorde het regelen van standjes, prijzen, presentator, DJ, ludieke acties, afspraken maken.
Verloop opdracht:
Er zijn standjes geregeld, leuke acties bedacht, en er waren meer dan genoeg prijzen. Ook de opkomst was enorm, al met al is de opdracht succesvol volbracht.
De volgende competenties heb ik ontwikkeld:
1. Overtuigingskracht
2. Netwerken
3. Plannen en Organiseren
4. Stressbestendigheid
Competentie Overtuigingskracht
Situatie:
Bij het bellen van een chocolaterie om te vragen of ze mee wilde werken aan de Ladies night kreeg ik eerst een ‘nee’ als antwoord, omdat ze hier eerder een negatieve ervaring mee heeft gehad. Ze wilde hierdoor liever niet meewerken.
Taken:
Tijdens de organisatie zou ik samen met mijn medestudent prijzen regelen die we tijdens de avond weg konden geven. Er werd van mij verwacht dat ik leuke en passende cadeaus zou vinden en eventueel zou overtuigen waar nodig.
Acties:
Ik luisterde naar haar argumenten en haar verhaal, toonde hier begrip voor en gaf tegenargumenten waarom het ook voor haar juist belangrijk kon zijn om mee te doen.
Resultaat:
Uiteindelijk werden er namens de chocolaterie 2 (!) chocoladepakketten weggegeven. José van Essen heeft regelmatig complimentjes gegeven over het aantal cadeaus dat ik geregeld had. Dit waren er meer dan andere keren.
Terugkoppeling:
De volgende keer zou ik het net zo doen,ik zou weer naar haar argumenten luisteren zodat ik daar met mijn tegenargumenten goed op in kan spelen. Ik heb gemerkt dat het op prijs werd gesteld wanneer ik begrip toonde voor de situatie en goed luisterde, dat zou ik in het vervolg weer doen. Nu weet ik ook dat veel mensen het heel leuk vinden om mee te werken en ‘wie niet waagt, wie niet wint’.
Competentie Netwerken
Situatie:
Ik kreeg te horen dat ik partners moest benaderen om te vragen of ze interesse hadden om aan de Ladies Night mee te werken.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik de partners positief en enthousiast benaderde, een goed gesprek met ze kon voeren en ze de benodigde informatie kon verschaffen om ze zo over te halen om mee te werken.
Acties:
Telefonisch, via de mail en face to face heb ik contact gezocht met eventuele partners. Na een mail zocht ik vaak telefonisch contact om het persoonlijker te maken en wanneer mogelijk sprak ik ook af om afspraken vast te leggen en eventueel meer duidelijkheid te geven.
Na de Ladies Night heb ik ook iedereen via de mail of direct bedankt voor het meewerken en gevraagd naar hun ervaringen.
Resultaat:
Uiteindelijk heb ik 21 partners geworven. Hieronder vielen Demain, Kinky Kappers, Ici Paris, Rituals, Tribute Clothing, Expo, Sari Design, Uitgeverij Podium etc.
Terugkoppeling:
De volgende keer zou ik in een vergelijkbare situatie de partners vaker telefonisch en/of face to face benaderen, ik merkte dat dit goed werkte en men het fijn vinden om te zien met wie ze te maken hebben. Wel zou ik ze in het vervolg graag een kaartje willen sturen om de partners te bedanken, hier was nu helaas geen budget meer voor.
Competentie Plannen en Organiseren
Situatie:
Enkele dagen voor de Ladies Night was er nog geen concreet draaiboek voor de avond.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik een draaiboek voor de avond van de Ladies Night zou maken en hierbij realistische inschattingen maakte voor de benodigde tijd. Dit draaiboek zou ik doorgeven aan de technici, presentator en de pr-verantwoordelijke.
Acties:
Ik heb de benodigde tijd voor iedere actie vastgesteld in overleg met mijn studiegenoot en de presentator. Hiervoor hebben we ook een kleine generale repetitie gedaan en de tekst van de presentator geoefend. Aan de hand hiervan heb ik een draaiboek gemaakt met alle nodige informatie erin verwerkt. Dit draaiboek heb ik gemaild naar de technici, de presentator en de pr-verantwoordelijke. Ook heb ik het voor de zekerheid nog een aantal keer uitgeprint.
Resultaat:
De schattingen kwamen redelijk overeen, waardoor de programmering ook redelijk soepel verliep en iedereen wist wat hij/zij moest doen. Wel liep de modeshow wat uit, doordat de doorloop niet vloeiend was.
Terugkoppeling:
Ik zou in het vervolg de modeshow repeteren, omdat deze nu onverwacht uitliep. Ik ging er vanuit dat er goed over nagedacht was en dat de tijd die ik hiervoor berekend had (aan de hand van de nummers/liedjes waarop zij liepen) klopte. Helaas, was er soms een ‘tussenstop’ waarbij geen model te zien was. Wel zou ik de volgende keer weer de tijd inschatten op dezelfde manier, omdat dit wel klopte, en iedereen zo goed weet wat hij/zij moet doen en hoelang dat zal gaan duren.
Competentie Stressbestendigheid
Situatie:
Op het moment dat de deuren open gingen was nog niet alles klaar in de zaal, dvd’s moesten nog onder de stoelen geplakt worden, ik moest me nog klaarmaken, en de gasten welkom heten.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik rustig zou blijven en dat ik weerstand kon bieden aan de tijdsdruk. Ik moest mijn zenuwen onder controle houden.
Acties:
Ik bleef rustig en kalm door voor mezelf op een rijtje te zetten wat er nog moest gebeuren. Ik verdeelde de taken samen met mijn studiegenoot om zo toch alles op tijd af te krijgen. Dit deelde ik in naar mate van belangrijkheid. Ik vond het belangrijker dat eerst de dvd’s onder de stoelen kwamen, dan dat ik mezelf kon klaarmaken.
Resultaat:
Ik kon de activiteiten die nog moesten gebeuren op tijd afkrijgen en de gasten welkom heten en met hen een praatje maken.
Terugkoppeling:
Ik zou in een vergelijkbare situatie net zo rustig blijven, dat werkt naar mijn mening uiteindelijk het beste. Ook zou ik weer kijken welke taken het belangrijkste zijn en die eerst uitvoeren, wanneer die belangrijkste taken dan volbracht zijn, heb je ook iets minder stress.